Ce qu’on récupère, et sous quel format
Presque tous les logiciels de gestion savent exporter vos listes en CSV, un fichier qui s’ouvre dans n’importe quel tableur, et vos documents en PDF. Ce qui varie d’un outil à l’autre, c’est l’historique : certains exportent les emails et les notes, d’autres rien. Posez la question avant de signer, pas le jour où vous partez.
| Donnée | Format courant | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|---|
| Clients et contacts | CSV (s’ouvre dans un tableur) | Une ligne par contact, avec l’entreprise, le SIREN, l’adresse de facturation et l’accord pour recevoir vos emails. |
| Catalogue de produits et prestations | CSV | Les prix, les unités et le taux de TVA de chaque ligne. |
| Devis | PDF, et un CSV pour la liste | Le statut de chaque devis (signé, refusé, en attente) et son montant. |
| Factures et avoirs | PDF, et un CSV pour la liste | Toutes les factures, les avoirs, les paiements reçus et le numéro de la dernière facture émise. |
| Historique des échanges | Variable : PDF, CSV ou rien | Demandez avant de signer ce que l’export contient : emails, notes, appels, pièces jointes. |
| Écritures comptables | FEC, un fichier par exercice | Produit par le logiciel comptable. À demander à votre comptable si c’est lui qui tient les comptes. |
Ce que la loi oblige à garder
Changer de logiciel ne change rien à vos obligations. Les documents comptables et les pièces justificatives, factures comprises, se gardent dix ans (code de commerce, article L123-22). Côté impôts, le délai est de six ans (livre des procédures fiscales, article L102 B). Une pièce émise ou reçue sous forme électronique se garde sous forme électronique : une impression papier ne suffit pas.
Si l’administration contrôle votre comptabilité, elle demande le FEC, le fichier des écritures comptables, un par exercice, dans un format fixé par la loi (livre des procédures fiscales, articles L47 A et A47 A-1). C’est votre logiciel comptable qui le produit, pas votre logiciel de devis. Si c’est le logiciel comptable que vous quittez, faites exporter le FEC de chaque exercice clos avant de partir.
Dernier point : la numérotation. Vos factures doivent suivre une séquence chronologique et continue. Dans le nouveau logiciel, reprenez au numéro qui suit la dernière facture émise. Des séries séparées ne sont admises que si votre activité le justifie, par exemple plusieurs sites de facturation.
La méthode, en sept étapes
- Relisez votre contrat actuel. Date de fin, préavis, forme de la résiliation, et surtout ce qui se passe pour vos données : quels exports sont possibles, et combien de temps votre compte reste ouvert en lecture après la fin.
- Faites la liste de ce qui doit suivre. Clients, catalogue, devis en cours, factures, historique. Notez aussi ce qui ne suivra pas, pour l’archiver à part.
- Exportez tout avant de résilier. Les listes en CSV, les factures et les devis en PDF, l’historique si l’outil le permet. Rangez les fichiers dans un dossier daté, hors du logiciel.
- Nettoyez le fichier clients. Doublons, contacts sans email, entreprises fermées, adresses incomplètes. C’est le moment le plus simple pour le faire, et c’est ce qui fait gagner le plus de temps ensuite.
- Choisissez une date de bascule. Un début de mois, de préférence. Ce jour-là, les nouveaux devis et les nouvelles factures partent du nouveau logiciel, et la numérotation continue là où l’ancienne s’est arrêtée.
- Importez, puis vérifiez sur un échantillon. Ouvrez dix fiches clients et cinq factures au hasard, comparez avec l’ancien outil : nom, adresse, montants, statut. Si une colonne est décalée, on le voit tout de suite.
- Gardez l’ancien accès, ou les archives. Ne supprimez rien tant que les factures ne sont pas archivées en PDF. La loi vous oblige à pouvoir les présenter pendant des années, même après avoir changé d’outil.
Si vous sortez d’un contrat de site internet en même temps, le guide résilier un contrat de site internet détaille la date anniversaire, le préavis et la récupération du nom de domaine.
Combien de temps ça prend
Le délai dépend surtout de l’état de votre fichier clients et du nombre de documents à reprendre, beaucoup moins du logiciel. Un fichier propre s’importe vite ; un fichier avec des doublons et des colonnes mélangées demande d’abord un tri. Comptez le temps de l’export, du nettoyage, de l’import et de la vérification, et gardez une marge avant la date de fin de votre ancien contrat.
La liste à cocher
- Date de fin du contrat actuel et préavis notés dans l’agenda.
- Clients, catalogue, devis et factures exportés, fichiers ouverts et vérifiés.
- Historique exporté, ou archivé à part si l’outil ne l’exporte pas.
- FEC de chaque exercice clos demandé au comptable.
- Numéro de la dernière facture émise noté.
- Fichier clients nettoyé avant l’import.
- Échantillon vérifié après l’import : fiches, montants, statuts.
- Archives rangées hors du logiciel, pour dix ans.
Ce que Cigales fait à la reprise
- On importe vos contacts, vos devis et vos factures depuis votre outil actuel ou un fichier Excel, avant la première journée d’utilisation.
- La migration est comprise. En Start, la mise en service est offerte. En Business, les 490 € HT de mise en service couvrent l’import de vos données, le paramétrage du téléphone et une heure de formation.
- Pour un cabinet comptable, le portefeuille s’importe depuis votre outil de production ou un fichier, avec une mise en service de 490 à 990 € HT selon la taille.
- Pour partir, vous exportez vos contacts, entreprises, devis, factures et documents en CSV et en PDF, à tout moment, et encore pendant 3 mois après la fin du contrat. Aucun frais de sortie.
Le détail de la sortie est écrit dans nos conditions générales de vente, article 12. Les prix des formules sont sur la page tarifs.
Questions fréquentes
Peut-on récupérer ses factures quand on quitte un logiciel ?
Oui, si vous les exportez avant la fermeture du compte. La plupart des logiciels donnent les factures en PDF et la liste en CSV. Vérifiez dans votre contrat combien de temps l’accès reste ouvert après la résiliation, et exportez avant cette date.
Combien de temps faut-il garder les factures de l’ancien logiciel ?
Dix ans à compter de la clôture de l’exercice pour le code de commerce (article L123-22). Le délai fiscal est de six ans (livre des procédures fiscales, article L102 B), et une pièce émise ou reçue sous forme électronique se garde sous forme électronique. Gardez donc les fichiers, pas seulement des impressions.
Qu’est-ce que le FEC ?
Le fichier des écritures comptables : l’export standard de votre comptabilité, un fichier par exercice, que l’administration demande en cas de contrôle (livre des procédures fiscales, article L47 A). C’est le logiciel comptable qui le produit. Si vous changez de logiciel comptable, faites exporter le FEC de chaque exercice clos avant de partir.
Faut-il recommencer la numérotation des factures dans le nouveau logiciel ?
Non. Les factures doivent suivre une séquence chronologique et continue. Le plus simple est de reprendre au numéro suivant le dernier émis dans l’ancien outil. Des séries distinctes ne sont admises que si votre activité le justifie, par exemple plusieurs sites de facturation.
Combien coûte la reprise des données chez Cigales ?
Elle est comprise. Start n’a pas de frais de mise en service. En Business, la mise en service de 490 € HT couvre l’import de vos données, le paramétrage du téléphone et une heure de formation.
Sources et méthode
Les textes cités ont été vérifiés le , dans leur version en vigueur à cette date :
- Code de commerce, article L123-22 (conservation des documents comptables et pièces justificatives, dix ans)
- Entreprendre.service-public.gouv.fr, « Durée de conservation des documents de l’entreprise » (F10029)
- BOFiP, BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 : conservation des pièces d’une comptabilité informatisée (LPF, art. L102 B)
- impots.gouv.fr, fichiers standards des écritures comptables (LPF, art. L47 A-I et A47 A-1)
- BOFiP, BOI-CF-IOR-60-40-20 : format du fichier des écritures comptables
- BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 : numérotation des factures, séquence chronologique et continue
- Entreprendre.service-public.gouv.fr, « Facturation : mentions obligatoires » (F31808)
Aucun éditeur de logiciel n’est nommé dans ce guide : les formats et les étapes valent pour la plupart des outils. Ce guide est écrit par l’équipe Cigales et relu par Kenzo Soreze, fondateur et directeur général. Il ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable. Signalez une erreur à bonjour@agencecigales.fr : nous la corrigeons sous 48 h. Comment nous écrivons nos guides.
